Klantcase
Welex
‘We boeken nu alles zoals wij het willen’
Toen de drie zoons van Rob Koolmees aangaven dat ze graag de zaak in wilden, vond Rob het belangrijk dat ieder z’n eigen specialiteit zou hebben binnen het bedrijf. Zo startte een nieuwe ontwikkeling: de verhuur. Ze begonnen met internationale vestigingen in Engeland en Duitsland. Landen waar ze al klanten hadden, die ze vanuit de eigen vestigingen nog beter konden bedienen.
Starten met de basis
In 2009 regelden we de verhuur in een programma op basis van DOS. Een hele simpele versie. Op bonnen kon je opboeken, en op dezelfde bonnen ook weer afboeken. Eerst prima, maar toen dat niet meer afdoende bleek, zijn we overgestapt op Filemaker. Dat heeft jaren goed gewerkt. We bleven groeien. Daardoor werd het bedrijf steeds groter en te complex voor het systeem.
We spraken Sebastiaan Koolmees.
Samen met z’n broers, Paul en Emiel, runt hij het draglineschottenbedrijf Welex. In 2019 namen ze het over van hun vader Rob. In 2018 werd Welex klant van I-TeQ omdat de verhuur van hun draglineschotten niet goed meer bij te houden was in een standaard softwarepakket.
Bulk afboeken is complex in een standaard systeem
Omdat we een bulkproduct leveren, is het lastig om op bonnen waarop je opboekt ook weer af te boeken. Dat heeft te maken met de leverdatum. We moesten steeds alle bonnen doorlopen om te zien waar nog wat openstond om daar af te kunnen boeken. Door de complexiteit werd het overzicht steeds minder.
Overstap naar Kratoz
We wilden meer overzicht en inzicht hebben én op projectbasis gaan werken. Daar hadden we andere software voor nodig. We zijn gaan googelen en vonden I-TeQ. Dat ze altijd maatwerk leveren, bracht ons bij hun aan tafel. Bij standaard pakketten liepen we elke keer tegen het probleem aan dat je altijd op dezelfde manier moet op- en afboeken. Daar zouden we niets mee opschieten.
“Ons vertrouwen in het systeem is hoog. We zijn nu bezig om andere bedrijfsprocessen ook in Kratoz te bouwen. Door data te bundelen, kunnen we nog meer uit het systeem halen.”
Sebastiaan Koolmees – Welex
In Kratoz doen we het nu zoals we het willen. Als ik door een periode heen 100 schotten heb geleverd, wil ik de 100 schotten in één keer kunnen afboeken. Wanneer het geleverd is, maakt daarbij niets uit. Het systeem verzamelt alles aan het einde van de maand tot één product, dat we in één keer kunnen afboeken. Ongeacht wanneer ze geleverd zijn. Dat rekent het systeem allemaal zelf uit. We hoeven niet meer elke bon door te spitten. Extra handig wanneer er meerdere producten op één bon staan. Eén vracht van 2 of 3 verschillende leverbonnen afboeken, hoeft niet meer. Het is nu met één druk op de knop geregeld.
Overzicht hebben is nu simpel
We weten nu precies wat we geleverd hebben per klant of per project. Of dat nu in een periode van een week, een maand of een paar maanden was, dat maakt niet uit. Uiteindelijk wordt het allemaal verzameld in het systeem en op het moment dat de schotten terugkomen, boeken we ze in één keer af van het totaal. Wij hoeven daar niet meer over na te denken. Het systeem brengt ook eenvoud en efficiëntie. Heel fijn voor mensen die in ons bedrijf werken. Deze werkwijze hebben ze snel onder de knie, brengt werkplezier en minder kans op fouten.
Meer weten?
Ben je benieuwd wat we voor jou kunnen betekenen? We komen graag een keer bij je langs om vrijblijvend kennis te maken en de wensen en mogelijkheden te bespreken.
Welex is internationaal bedrijf voor productie, verkoop en verhuur van draglineschotten.
